Automatiseer je HR processen met AFAS
Ruimte voor de kern van je werk.
Dát is de belangrijkste reden om bedrijfsprocessen te automatiseren.
Of het nu gaat om zaken als de salarisverwerking, verlof, verzuim, werving & selectie of andere HR-administratie. Door automatisering van je processen minimaliseer je de kans op fouten, heb je altijd inzicht in belangrijke cijfers en verklein je de administratieve lasten. Zo heb je meer tijd voor wat écht belangrijk is.
De administratieve processen binnen je bedrijf zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Met AFAS Software zijn alle HR- en payrollprocessen eindelijk echt verbonden.
Product tour door onze HRM-software
Met AFAS Software stroomlijn je al je HR-processen en minimaliseer je de administratie ervan. In de product tour laten we zien hoe onze software werkt en wat je er allemaal mee kan.
Liever een demo afgestemd op jouw organisatie? Maak een afspraak!
HRM & Payroll
Regel je zaken als salarisverwerking, verlof, verzuim en werving & selectie met één muisklik en minimaliseer de administratie ervan.
AFAS Pocket
Met de AFAS Pocket app regelen je medewerkers de belangrijkste HR-zaken gewoon via hun telefoon. Je HR-afdeling is zo 24/7 beschikbaar!
AFAS Online
Met AFAS Online werk je veilig in de cloud, ben je actueel met cao’s, wet- en regelgeving en ben je snel op weg dankzij de AFAS Template.
HRM & Payroll
HRM & Payroll
Minder administratie, meer tijd voor strategisch HR
Met de software van AFAS stroomlijn je alle HR- & payrollprocessen en minimaliseer je de administratie ervan. Het resultaat? Jij bent minder tijd kwijt aan administratie en jij kunt je bezig houden met strategisch HR.
Administratie zoals verlof, verzuim en de salarisverwerking kosten je nu nog veel tijd. En dat terwijl deze administratieve werkzaamheden al lang niet meer je primaire focus zijn. Want HR verschuift. Thema’s als werkgeluk en strategische personeelsplanning krijgen prioriteit.
Met de modules HRM & Payroll krijg je weer grip op je HR-processen. Automatiseer tijdrovende administratie, betrek je team beter en gebruik onze slimme dashboards voor meer grip en inzicht. Het gevolg? Je hebt weer tijd voor wat écht belangrijk is.
Aan de slag met ESS & MSS
Betrek je medewerkers bij HR-processen
Ligt al je administratie nog bij één persoon of afdeling? Met Employee Self Service (ESS) en Manager Self Service (MSS) is dat verleden tijd. Vanaf nu wijzigt iedere medewerker makkelijk zijn of haar HR-gegevens. 24/7 beschikbaar en altijd binnen handbereik met de AFAS Pocket app.
Op jouw eigen InSite breng je al je HR-zaken samen. Ook is InSite in te zetten als intranet. Zo werk je met één portaal voor al je medewerkers.
Via de AFAS Pocket app regelen medewerkers al hun HR-zaken gewoon zelf. Uren boeken? AFAS Pocket! Net iets gekocht en wil je dit declareren? AFAS Pocket!
Waar wil je meer over weten?
Klik op een blok en duik de details in
Met Employee Self Service ligt administratie niet meer bij één persoon of afdeling. In plaats daarvan is de administratieve druk verspreid over de organisatie. Door te kiezen voor administratie bij de bron, voorkom je fouten. Employee Self Service werkt makkelijk, inzichtelijk en sneller.
De voordelen van Employee Self Service:
- Minder foutgevoelig
- Informatie is altijd up-to-date
- Meer inzicht
- HR heeft tijd voor strategisch HRM
- Afgestemd op jouw bedrijf
- Medewerkers zijn 24/7 beschikbaar
Voorbeelden van Employee Self Service
- Gegevens wijzigen (adres, telefoonnummer)
- Verlof aanvragen
- Ziekmelden
- Declaraties indienen
Managers hebben het liefst zelf de touwtjes zoveel mogelijk in handen. Met Manager Self Service (MSS) nemen ze een deel van de HR-werkzaamheden over.
Meer werk? Nee hoor. Managers en leidinggevenden zijn hierdoor betrokkener bij de medewerkers. Doordat managers altijd werken met de meest actuele gegevens, zijn ze op de hoogte van wat er speelt en kunnen ze eerder bijsturen als dat nodig is.
De voordelen van Management Self Service:
- Minder foutgevoelig
- Taakgestuurd werken
- Recht op mutaties invoeren van eigen afdeling
- Inzicht in ken- en stuurgetallen van de afdeling
- HR heeft tijd voor strategisch HRM
Voorbeelden van Management Self Service
- Personeelsdossiers van medewerkers inzien en wijzigen
- Declaraties beoordelen
- Verlof accorderen en verzuim melden
- Vastleggen gespreksverslag talentmanagement
- Medewerkers in dienst en uit dienst melden
- Contracten verlengen of opzeggen
Door voortaan met workflows te werken, verdwijnt administratief werk. En de geautomatiseerde controles besparen je een hoop tijd. Dit alles zorgt ervoor dat jij als salarisadministrateur meer tijd overhoudt voor de specialistische payrollzaken.
De voordelen van de salarisadministratie met AFAS
- HRM & Payroll in één systeem
- Minder administratie dankzij slimme automatisering
- Inzicht met dashboards
- Altijd een actuele cao
- Mutaties verstoren niet je controleproces omdat je de verloningsperiode kunt dichtzetten.
- De Payroll Auditor spoort fouten op in het payrollproces.
Automatische controles met de Payroll Auditor
Samen met onze klanten hebben we de Payroll Auditor ontwikkeld: jouw persoonlijke assistent voor alle controles op het payroll proces. Er worden standaard meer dan 130 controles uitgevoerd door de Payoll Auditor. Zo voorkom je fouten in de loonadministratie en ben je minder tijd kwijt aan het controleren van de verloning.
Het standaard werving- en selectieproces zit vol kleine administratieve stapjes. Van het opzetten van de vacature tot aan het achter-de-schermen voorbereiden van een eerste werkdag.
In AFAS regel je alles vanaf één centrale plek. Door OutSite (je eigen Werkenbij-site) en InSite (je eigen medewerkersportaal) met elkaar te verbinden, bouw je een compleet eigen sollicitatieportaal. Hier voeren kandidaten zelf hun gegevens in. Vervolgens start het systeem automatisch interacties met ze op. Sollicitant Self Service, noemen we dat. En heb je een nieuwe vacature? Met de job alert breng je de juiste kandidaat op de hoogte.
Uiteraard kan er solide managementinformatie worden geraadpleegd om zo het recruitmentproces goed te kunnen monitoren.
Gemiddeld verlaat 35% van de nieuwe medewerkers het bedrijf binnen 2 jaar. Zeker bij grote organisaties kan dit veel administratie met zich meebrengen. Het is zaak om dit proces zoveel mogelijk te automatiseren.
Instroom
Als je een geschikte kandidaat hebt voor een functie, dan start het proces van indienst melden. Dit proces start de manager in InSite. Door gebruik te maken van profielen en workflows vindt het proces volledig gecontroleerd en digitaal plaats. Onze ID-check d.m.v. Valicare (optioneel) zorgt ervoor dat dit helemaal foutloos gaat.
Na het indienst nemen van de medewerker wil je dat de medewerker zo snel mogelijk succesvol is. Daarvoor heeft de medewerker tools nodig. Dit kan een laptop of telefoon zijn, maar ook een opleidingstraject. Door workflows slim in te richten worden al deze taken automatisch opgestart. Zo krijgt jouw nieuwe medewerker een vliegende start!
Doorstroom
Vanaf de eerste dag dat de medewerker in dienst is, werkt deze aan zijn/haar carrière. In AFAS Software leg je alles vast. En dit resulteert weer in de nodige managementinzichten. Je beheert eenvoudig:
- Contractverlenging
- Salariswijziging
- Functiewijziging
- Contractwijziging
- Roosterwijziging
- Overplaatsing
Uitstroom
Er zijn ook medewerkers die je organisatie verlaten. Is het proces van de uitstroom al geregeld? Leg je de inhoud van het exitgesprek vast? Dat levert zinvolle informatie op om de bedrijfsvoering te verbeteren. Leg de reden van uitstroom ook vast, zodat je deze kunt gebruiken voor statistische gegevens.
Binnen InSite bestaat een ESS/MSS-functionaliteit om jezelf uit dienst te melden. De workflow erachter zorgt dat de personeelsadministratie ook op de hoogte wordt gebracht van het vertrek van de medewerker om de laatste salarisuitbetaling te regelen.
Doorstroom of talentontwikkeling is een belangrijk onderdeel van goed talentmanagement. Breng de competenties van medewerkers in kaart en check welke ze nodig hebben voor hun functie. Of kijk of hun huidige competenties met een beetje ontwikkeling of aanpassing goed bij een andere functie passen. Sommige bedrijven werken met een model voor talentontwikkeling. Misschien is dat ook iets voor jouw organisatie.
Opleidingsportaal voor medewerkers
Op InSite is een kennisportaal beschikbaar waarop je alle informatie vindt over de opleidingen, cursussen en diploma’s.
Alle door jou gevolgde opleidingen en cursussen staan in je medewerkerdossier. Voorzien van een certificaat van deelname of een diploma. Om je talent verder te ontplooien kun je je op je kennisportaal ook inschrijven voor nieuwe opleidingen of cursussen.
Competentiemanagement (gesprekkencyclus)
De persoonlijke ontwikkeling kun je sturen via competentiemanagement zodat er per functie vastligt welke competenties vereist zijn. Daarnaast kun je gebruik maken van gesprekkencyclus zodat de persoonlijke ontwikkeling ook geborgd is in het dossier van de medewerker.
Met AFAS Software weten je medewerkers altijd hoeveel verlofdagen zij nog hebben. En dankzij Employee Self Service (ESS) boek je eenvoudig zelf je verlof met de AFAS Pocket app of via InSite.
Self Service voor verlof
- Kopen, verkopen, boeken of intrekken van verlof
- Verlofreeksen
- Verschillende verlofsoorten als vakantie, ouderschapsverlof, onbetaald en bijzonder verlof
- Reden van verlof (zelf te beheren)
Slimme integraties
- Je beschikt altijd over een actuele cao
- Koppeling met Projecten (optioneel)
- Koppeling met je agenda (optioneel)
Verzuim heeft te maken met afwezigheid als gevolg van ziekte, zwangerschap of een arbeidsongeval. Het proces start met de ziekmelding en wordt afgesloten met een betermelding. Het verloop van het verzuim wordt via workflowtaken gestuurd.
Met AFAS Software wordt de verzuimbegeleiding een volledig geautomatiseerd proces via InSite. Op basis van een verzuimmelding worden er met behulp van signaleringen automatisch taken gestart. Deze pakt de leidinggevende of bedrijfsarts op. Alle taken rondom de Wet Verbetering Poortwachter (WVP) zijn opgenomen.
De uitgebreide mogelijkheden van verzuim in AFAS:
- Sluitingperiode
- Digitale aanlevering UWV
- ARBO-instantie
- Wachtdagen
- Verzuimprofielen
- Verzuimbegeleiding
- Bedrijfsartsportaal
De thuiswerkende medewerker door coronapandemie een nieuwe uitdaging voor HR. Hoe regel je de specificatie van reiskosten en de introductie van de thuiswerkvergoeding? En hoe behoud je inzicht in de bezetting?
In AFAS Software kunnen medewerkers hun thuiswerkdagen vastleggen. Dit geeft je inzicht in de bezetting op de afdeling en kun je koppelen aan een thuiswerkvergoeding.
Het ‘recht om vergeten te worden’ kan eenvoudig worden uitgevoerd om de betreffende gegevens te blokkeren voor gebruik, te verwijderen of onherkenbaar te maken. Binnen AFAS zijn er verschillende mogelijkheden voor.
In de wetgeving is veel aandacht voor ‘dataportibiliteit’. De mogelijkheden in onze software, zoals analyses, rapporten via pdf en/of XML zijn voldoende om aan de wetgeving te kunnen voldoen. Het is mogelijk om gegevens die niet meer in gebruik zijn te blokkeren evenals het kunnen verwijderen van dossierstukken en sollicitanten. Ook worden acties zoals verwijderen vastgelegd, zodat kan worden aangetoond dat gegevens verwijderd zijn.
Met de BI-dashboards toon je belangrijke HR-data op een overzichtelijke manier. Je maakt van ruwe data begrijpelijke informatie. En dat levert je actuele stuurinformatie op!
De volgende dashboards zijn standaard beschikbaar:
- Afspiegelingsbeginsel
- Bezetting
- Formatiebeheer
- Keuzemodel
- Lerarenregister (onderwijs)
- Loonbeslagen en leningen: ESS
- Loonbeslagen en leningen: HRM
- Loonkosten
- Loonmutaties
- Ontwikkeling loonschalen
- Organigram
- Payroll regelingen
- Sociaal: Kengetallen
- Sociaal
- Sociaal jaarverslag
- Succession planning
- Verlof: ESS
- Verlof: HRM
- Verlof: MSS
- Verzuim: ESS
- Verzuim: HRM
- Verzuim: MSS
- Vlootschouw
- Wagenpark
- Werving en selectie
- Wet werk en zekerheid
De salariswijzer die je wel begrijpt
En je stijlt deze makkelijk naar je eigen huisstijl
Details vs de belangrijkste cijfers
De standaard loonstrook van AFAS toont je heel eenvoudig de belangrijkste highlights van je loonstrook. En voor diegene die meer details willen weten, geeft de loonstrook ook een volledig overzicht. Uiteraard voldoet de loonstrook aan de wettelijke eisen en kan je deze vormgeven zoals jij dat wil.
In je eigen huisstijl
Je kunt de loonstrook volledig in je eigen huisstijl vormgeven. Van je eigen logo, kleuren, afbeeldingen en velden die voor jullie belangrijk zijn.
Bekijk je loonstrook via de app of het web
Je kunt je loonstrook en jaaropgave eenvoudig bekijken via de AFAS Pocket app of via InSite, jouw medewerkersportaal waar alles samen komt. Ook voor medewerkers die niet dagelijks achter een desktop zitten maak je het dus makkelijk om toegang te krijgen tot al hun HR-zaken.
AFAS Pocket
AFAS Pocket
De #1 business app
Met de AFAS Pocket app regelen je je belangrijkste taken & HR-zaken gewoon via de telefoon.
Automatiseren met workflows
Eenvoudig en gestructureerd werken
Door je HR-processen in software te zetten, worden ze gestructureerd, efficiënt en vaak automatisch uitgevoerd. Hierdoor weet je altijd in welke fase van het proces iemand zit en wie er verantwoordelijk is.
We hebben veel voorkomende HR-processen in onze standaardinrichting al voor je klaargezet. Deze is gemaakt op basis van ervaringen met meer dan 14.000 klanten!
Workflows, signalen en AI
Binnen InSite word je bijvoorbeeld gewaarschuwd als een certificaat, opleiding of arbeidscontract afloopt. Signalen kunnen met workflows worden gekoppeld. Zo komt er automatisch een melding bij de juiste persoon of afdeling als een workflowtaak is afgehandeld. Je kunt ook van een signaal een taak maken of een signaal op een specifieke tijd laten genereren.
Door workflows en AI kun je een opdracht automatisch uit laten voeren. Hierdoor bespaar je tijd en word je werk leuker!
AI in AFAS: maak kennis met Jonas
In AFAS Software noemen we onze AI-functies Jonas. Deze slimme functies helpen je om sneller en makkelijker te werken. En daar zijn workflows natuurlijk superhandig voor.
AI in Reacties
Met Jonas kun je snel en gemakkelijk reacties toevoegen aan dossieritems. Als je een reactie wilt schrijven, kun je Jonas een opdracht geven. Jonas analyseert je opdracht en geeft je een antwoord. Dit helpt je bijvoorbeeld bij het maken van een samenvatting of een vertaling. Zo hoef je minder zelf te doen en gaat het werk sneller.
Geautomatiseerde AI-analyse in de Workflow
Jonas kan ook automatisch opdrachten voor je uitvoeren in een workflow. Dit betekent dat Jonas je helpt bij het nemen van beslissingen door op de achtergrond je opdrachten te analyseren en antwoorden te geven. De AI-teksten verschijnen automatisch op het juiste moment in de workflow, bijvoorbeeld na een specifieke taak of actie. Zo krijg je de informatie precies wanneer je die nodig hebt.
Bouw je eigen workflow met je eigen bronnen
In je workflow leg je je eigen prompt vast. Hiervoor kan je eigen bronnen toevoegen, zoals bijvoorbeeld een lijst met veelgestelde vragen of de meest recente cao. Zo voorkom je dat AI antwoorden gaat verzinnen en alleen zinvolle reacties geeft.
AFAS Online
AFAS Online: werken vanuit de cloud
AFAS Online is het cloudplatform van AFAS waarin de software wordt aangeboden. Het cloudplatform zorgt ervoor dat de software snel en stabiel bereikbaar is, altijd up-to-date wordt gehouden en de back-ups geregeld zijn. Vanzelfsprekend investeren wij continu in de hardware van het platform zodat jij altijd met de modernste technologie werkt.
Altijd up-to-date: wij doen de updates
Je gebruikt de software van AFAS via de cloud. Wij verzorgen het systeembeheer, een optimale beveiliging en een dagelijkse back-up. Je bent en blijft zelf eigenaar van de data.
Doordat je werkt met AFAS Online worden cao-updates, nieuwe versies, patches en wettelijke wijzigingen automatisch voor je geïnstalleerd. Dit gebeurt vaak ’s nachts of in het weekend op een vooraf aangekondigd moment. Zo ben je niet alleen met je software altijd bij, maar ook op het gebied van wet- en regelgeving.
Beveiligd platform
AFAS is dagelijks bezig om de veiligheid van het platform te waarborgen. Het cloudplatform AFAS Online is dan ook ISO 27001:2013 en ISAE 3402 type II gecertificeerd.
Daarnaast wordt het platform ook regelmatig getest met een Attack & Penetration test. Het datacentrum, de verbinding en het gegevensbeheer staan onder streng toezicht. Zo ben jij ervan verzekerd dat jouw bedrijfsgegevens veilig in de cloud staan. Het datacentrum staat in Nederland en valt onder de Nederlandse wetgeving.
Koppelen met AFAS
Koppel je favoriete software aan AFAS
Bij veel organisaties zijn bepaalde gegevens van bijvoorbeeld medewerkers of klanten ook in andere softwareproducten vastgelegd. Het resultaat is dat dezelfde gegevens op verschillende plekken in de organisatie bewaard en beheerd worden.
Dit resulteert in een grotere kans op fouten en veel verloren tijd. Dit kan voorkomen worden. Werk je bijvoorbeeld met een branchespecifieke applicatie en tegelijkertijd ook met onze software, dan hoef je gegevens niet dubbel in te voeren. Met de Connectoren van AFAS zorg je ervoor dat beide applicaties realtime met elkaar gekoppeld zijn en veilig data kunnen uitwisselen.
Gecertificeerde koppelingen
Veel softwareleveranciers hebben een standaardkoppeling ontwikkeld met AFAS. Zo ben je ervan verzekerd dat deze getest is op de werking en veiligheid, onderhouden wordt én is gecertificeerd door AFAS.
De AFAS Template
Jouw organisatie is uniek, jouw bedrijfsprocessen niet. Daarom hebben wij in de AFAS Template alvast veel processen voor je ingericht, specifiek op basis van de best-practices vanuit jouw branche.
In de afgelopen 25 jaar zijn er ruim 12.000 klanten geïmplementeerd met ons product. Op basis van deze ervaringen hebben wij een template ontwikkeld. Deze template kun je zien als een vast sjabloon waarin de meest voorkomende processen voor jou klaar staan om in gebruik te nemen. Doordat we jou met de best-practice binnen je branche implementeren, hoef je zelf het wiel niet opnieuw uit te vinden en maak je bovendien gebruik van een (actuele) werkwijze die jou tijd en geld bespaart.
Ook wanneer je al langer met AFAS werkt, profiteer je nog van de best-practises. De meeste leveren we gewoon uit bij een nieuwe versie zodat jij er direct mee aan de slag kan.
Dit is AFAS Caribbean
AFAS is een beetje gek, een tikkeltje eigenwijs, maar vooral vol passie als het gaat om klanten en het inspireren van ondernemers. We ontwikkelen innovatieve softwareproducten voor de zakelijke markt en nemen daarbij graag onze maatschappelijke verantwoordelijkheid.
Wij inspireren je graag! Hoe dan? Neem ons product. Wij maken ERP-software. Dat klinkt niet heel sexy, maar is wel onmisbaar voor ieder bedrijf. Als bedrijf wil je bezig zijn met je product of dienstverlening, niet met de administratieve processen die daarbij horen. Daar helpt onze software je bij. Door slimme automatisering zorg je dat bedrijfsprocessen vereenvoudigd worden of zelfs verdwijnen. Dit zodat jij nog meer tijd hebt voor waar het om draait: ondernemen.
AFAS en Corporate Social Responsibility
Met liefde
Een betere wereld. Dat is waaraan we willen bijdragen met CSR. Dat doen we met liefde, vanuit ons hart. Én dat doen we systematisch. Want we zijn dol op meetbaar maken en elke dag een procentje verbeteren. Het liefst door te automatiseren, te digitaliseren en te innoveren.
Vervuiling, sociale ongelijkheid, klimaatverandering … deze wereld kan zoveel beter! Het goede nieuws is dat eigenlijk iedereen zich daar steeds meer bewust van is. Er is steeds meer kennis over wat goed is voor de aarde en dus voor ons, en over wat de impact is van de dingen die we doen, of juist niet doen. Overal zien we initiatieven om de wereld een betere plek te maken: van klimaatmarsen tot The Ocean Cleanup en allerhande wetgeving. Aan zo’n beweging doen we graag mee. Hieronder lees je waarom.
De software uitbreiden naar ERP
De software van AFAS is te krijgen in twee smaken: de HRM & Payroll oplossing of onze volledig ERP-suite. In de ERP-suite komen, naast HRM & Payroll, ook de rest van je bedrijfsprocessen samen: Financieel, CRM, Inkoop, Ordermanagement Abonnementen, Fiscaal en Projecten.
Je kunt in een later stadium gemakkelijk uitbreiden naar de volledige ERP-suite. Je hoeft hiervoor niet over te stappen naar een ander product. Wil je daar meer over weten?
